Management Assistant
32-40 uur | Dordrecht
Wil jij werken bij de snelst groeiende producent van koekjes, cakes en wafels in Europa? En heb je enkele jaren ervaring als secretaresse in een ondersteunende rol? Dan horen wij graag van je. Voor het efficiënt functioneren van de CEO en het Management Team zoeken wij een Management Assistant. In deze functie biedt je secretariële ondersteuning bij meetings, projecten, communicatie en bereikbaarheid. De standplaats voor deze functie is Dordrecht.
Wat ga je doen?
In deze functie ondersteun je het MT en de CEO bij het organiseren, faciliteren en documenteren van meetings. Denk hierbij bijvoorbeeld aan periodieke overleggen en interne of externe bijeenkomsten. Hiervoor maak je de agenda’s op, breng je bijzonderheden onder de aandacht en stel je prioriteiten. Je weet urgente zaken af te handelen en neemt operationele beslissingen. Vervolgens informeer je het MT, neem je de agenda’s door en maak je afspraken over de te verlenen ondersteuning. Je houdt de agenda’s bij, regelt uitnodigingen en treft voorbereidingen voor deze meetings, hierbij moet je denken aan het regelen van locaties, verzamelen en verspreiden van stukken en je maakt notulen.
Daarnaast zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Verder ondersteun je bij specifieke projecten, denk hierbij aan het organiseren van activiteiten, invulling geven aan projecten en overeengekomen acties. Ook bewaak je tussentijdse resultaten en de door anderen te leveren bijdragen.
Tot slot behandel je de verschillende binnenkomende informatiestromen. Je registreert binnenkomende post, mail en telefoontjes en neemt hier voorbereidende actie op. Je redigeert en maakt communicatie op, waaronder ook rapportages en notities (zowel in het Nederlands als in het Engels. Een pré is de beheersing van het Duits en/of Frans). Daarnaast verzamel je benodigde onderliggende documenten of informatie. Je maakt dossiers aan voor de MT leden voor de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten. Verder ben je de intermediair tussen de MT leden en de interne medewerkers en derden en vul je in deze hoedanigheid de rol van vraagbaak in.
Wat vragen wij?
- Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met enige administratieve ervaring.
- Bij voorkeur heb je ervaring in een vergelijkbare functie.
- Goede kennis van de Nederlandse taal en één vreemde taal (Engels/Duits/Frans).
- Sterke communicatieve vaardigheden, je bent in staat om met verschillende belanghebbenden te communiceren.
- Je bent goed in het organiseren en plannen (en weet het overzicht te behouden).
- Je werkt nauwkeurig, bent stressbestendig en organisatiesensitief, je kunt je bijvoorbeeld inleven in de belangen van de verschillende lagen binnen de organisatie.
- Je bent praktisch en pragmatisch ingesteld, toont initiatief en bent in staat om zelfstandig te werken.
- Je bent klantgericht.
Wat bieden wij?
- Salaris op basis van jouw werkervaring, conform CAO Zoetwaren.
- Een functie voor 40 uur per week.
- Een uitdagende baan binnen een prettige en informele werkomgeving.
- De mogelijkheid om 1 dag per week vanuit huis te werken;
- 24 vakantiedagen en 8% vakantiegeld.
- Reiskostenvergoeding (vanaf 5 – 30 km).
- Pensioenopbouw bij Nationale-Nederlanden.
Heb je de smaak te pakken?
Ben jij klaar om aan een nieuw avontuur te beginnen bij Biscuit international?
We horen graag van je! Solliciteer vandaag nog en word onderdeel van ons team bij Biscuit International.
Heb je vragen over de vacature of wil je weten hoe het is om bij Biscuit International te werken?
Neem gerust contact met ons op via telefoon of e-mail: +31 (0)6 83 52 81 67 of stuur een e-mail naar [email protected], ter attentie van Mina Alwash Interim (Recruiter).
Bij Biscuit International krijg je de kans om jouw vaardigheden in te zetten in een internationale omgeving. Je werkt aan impactvolle projecten samen met een gepassioneerd en professioneel team dat zich toelegt op het creëren van producten die wereldwijd geliefd zijn.
